Clubplan Nederland, handelend onder de naam Bundll VOF (hierna: Bundll) is zich zeer bewust van haar verantwoordelijkheid en zorgplicht ten aanzien van haar dienstverlening binnen al haar producten. Hieronder lichten wij toe hoe wij hier in praktijk mee omgaan. Dit beleid is een aanvulling op de Algemene Voorwaarden.

Verenigingen maken in toenemende mate gebruik van digitale toepassingen en diensten. Bij het gebruik van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden zijn tot personen, zoals (bestuurs)leden, vrijwilligers of sponsoren. Verenigingen moeten met Bewerkers afspraken maken over het gebruik van die Persoonsgegevens. Dit beleid geeft verenigingen informatie over de dienstverlening die Bewerker verleent en welke Persoonsgegevens de Bewerker daarbij verwerkt. Samengevat gaat het over "wie, wat, waar, waarom en hoe" wordt omgegaan met de privacy van de betrokken personen van wie de gegevens worden uitgewisseld.

OVER SPONSORBEHEER
Veel verenigingen lopen onnodig sponsorinkomsten mis. Bijvoorbeeld doordat hun overzicht met sponsorafspraken niet compleet is. Of omdat er veel kennis verloren gaat als belangrijke vrijwilligers stoppen bij de sponsorcommissie.

Daarnaast hebben vrijwilligers vaak maar weinig tijd over voor relatiebeheer en het werven van nieuwe sponsoren. Dit komt omdat zij bijvoorbeeld vaak onnodig veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste informatie, het opstellen van nieuwe contracten of factureren. Dit gaat ten koste van het enthousiasme van deze vrijwilligers, en daarmee van de sponsorinkomsten van de vereniging.

Met Sponsorbeheer wordt het de vrijwilligers van de sponsorcommissie zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. Zo kunnen zij hun tijd en energie steken in relatiebeheer en acquisitie.

Bundll verwerkt (persoons)gegevens uitsluitend in opdracht van verenigingen.

WETGEVING EN DE PRIVACY
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en (straks) de AVG kent de rol van Verantwoordelijke (=Vereniging) en van Bewerker (= Bundll). Bundll verwerkt (persoons)gegevens uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke.

BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
Bundll classificeert alle door de vereniging ingevoerde en aangeleverde (persoons)gegevens als geheim en treft dus maatregelen om dat niveau te borgen. Deze maatregelen hebben betrekking op de toegang tot Sponsorbeheer, op de verbindingen met Sponsorbeheer, en op de organisatie binnen Bundll.

TOEGANG TOT SPONSORBEHEER
Met behulp van een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord krijgt iedere gebruiker toegang tot zijn informatie binnen Sponsorbeheer. Het is belangrijk om deze informatie niet te delen met derden of verkeerd te gebruiken. Bundll heeft hiervoor Voorwaarden met betrekking tot gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord van Sponsorbeheer opgesteld.

BEVEILIGDE VERBINDINGEN
Alle verbindingen met Sponsorbeheer zijn beveiligd met een SSL certificaat. Let bij het gebruik op het slotje in uw browser. Met Een SSL verbinding worden (persoons)gegevens beveiligd verzonden en ontvangen over internet.

MEDEWERKERS
Alle medewerkers van Bundll hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Toegang tot de dataverwerkende systemen is gelimiteerd tot de medewerkers die uit hoofde van hun functie toegang nodig zijn.

INLOGPROCEDURE
Tijdens de inlogprodcedure wordt bijgehouden vanaf welk ip-adres er wordt ingelogd. Na 3 foutieve inlogpogingen vanaf hetzelfde ip-adres wordt het betreffende ip-adres tijdelijk geblokkeerd. Ook de accountnaam wordt voor deze periode geblokkeerd. Op deze manier wordt oneigenlijk gebruik of inbraakpogingen tegen gegaan. In Sponsorbeheer is de laatste inlogdatum van elke gebruiker inzichtelijk. Medewerkers van Bundll hebben geen toegang tot Sponsorbeheer, tenzij de vereniging hen toegang verschaft middels een (tijdelijk) gebruikersaccount.

DOELEINDEN VOOR HET VERWERKEN VAN GEGEVENS
Sponsorbeheer verwerkt de (persoons)gegevens ter ondersteuning van de sponsorcommissie van de Vereniging. De Vereniging voert zelf de gegevens in. De verwerking van (persoons)gegevens met behulp van Sponsorbeheer vindt plaats ten behoeve van:

A. de organisatie van de sponsorcommissie
B. overzicht van contactgegevens van sponsoren
C. inzicht in gevoerde communicatie met sponsoren
D. het verzorgen van inzicht in de diverse sponsorsoorten
E. het kunnen versturen van facturen aan sponsoren

Per onderdeel wordt hieronder aangegeven voor welke doeleinden deze wordt ingezet:

Onderdeel	Omschrijving	Vewerking persoonsgegevens	Doel
Dashboard	Inzicht in de stand van zaken m.b.t. de sponsoring	Nee	-
Sponsoring	Inzicht in de stand van zaken voor het huidige seizoen. Bedrijfsnaam, sponsorsoort en bedrag zijn zichtbaar. Mogelijkheid tot exports met meer gegevens	Ja	B,D
Relaties	Een overzicht met naam, telefoon, e-mail -en adresgegevens, logboek van communicatiemomenten en een inzicht in sponsorcontracten	Ja	B, C
Afspraken	Een overzicht met alle sponsorafspraken van het huidige en komende seizoen, plus alle voorgaande seizoenen.	Ja	D, E
Informatiecentrum	Informatiecentrum met tips en trucs voor het product Sponsorbeheer en informatie omtrent het zoeken en beheren van sponsors	Nee	-

CATEGORIEËN EN SOORTEN PERSOONSGEGEVENS
Bewerker geeft hieronder aan welke categorieën Persoonsgegevens er (al dan niet optioneel) kunnen worden Verwerkt binnen Sponsorbeheer.

Verplichte of Optionele verwerking
Binnen Sponsorbeheer zijn uitsluitend Bedrijfsnaam, Voornaam, Achternaam, Straat, Huisnummer, Postcode, Plaats, Telefoonnummer en Rol verplichte persoonsgegevens. De overige persoonsgegevens zijn optioneel.

De volgende Categorieën van persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen de Sponsorbeheer: Contactgegevens zoals naam, voornamen, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van sponsorgelden.

GOOGLE ANALYTICS
Sponsorbeheer maakt gebruik van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van het product. Deze informatie wordt gebruikt om de capaciteitstoewijzing te schalen en een prettige gebruikerservaring mogelijk te maken. Er wordt geen gebruikersdata gedeeld met Google Analytics. Verzamelde gegevens zijn anoniem.

HOSTINGPARTIJ
Bundll maakt gebruik van de diensten van Xynta voor het hosten van Sponsorbeheer.

Xynta
Kapitein Luidingaflat 26
3333 CM Zwijndrecht
E-mail adres: info@xynta.nl
Telefoon: 0853034276


VOORWAARDEN GEBRUIK VAN GEBRUIKERSNAAM/WACHTWOORD SPONSORBEHEER
- Gebruikers krijgen de beschikking over een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn strikt persoonlijk en geheim
- Gebruikersnaam en wachtwoord mogen nooit met derden worden gedeeld
- Gebruikersnaam en wachtwoord mogen niet op sites/apps/toepassingen van derden worden ingevoerd of kenbaar worden gemaakt
- Controleer altijd of de URL klopt voordat er gebruikersnamen en/of wachtwoorden worden ingevoerd: https://www.bundll.nl/
- Laat u of uw gebruikers niet verleiden om in te loggen in applicaties van derden of via links die u worden aangeboden per mail
- Log alleen in op computer met een up-to-date besturingssysteem en een werkende virusscanner
- Log altijd uit na het gebruik van Bundll Sponsorbeheer door de uitlog procedure te volgen
- Neem bij twijfel of onregelmatigheden altijd contact op met Bundll
- Bundll kan alleen garanties afgeven omtrent de vertrouwelijkheid van gegevens zolang gebruikers de instructies van Bundll goed opvolgen